Karelian tavoitteena on olla edelläkävijä tiedolla johtamisen työkalujen kehittämisessä sekä niiden hyödyntämisessä. Viime vuosina Kareliassa on keskitytty tiedon saatavuuden ja sen käytettävyyden kehittämiseen. Tämä kehittämistyö kytkeytyy hyvin Karelia 2030 –strategian valintaan “Älykästä tuotantoa ja palveluja” sekä tukee Karelian arvoa “Edelläkävijyys”. Karelian tietotuotannon tiimillä on keskeinen rooli sisäisten tiedolla johtamisen työkalujen kehittämisessä ja ylläpidossa. Tietotuotannon tiimi vastaa siitä, että johtamisessa tarvittava tieto on saavutettavuudeltaan sekä käytettävyydeltään kunnossa.
Koulutuspäälliköille työkalu toiminnan tulosten seurantaan
Vuoden 2022 aikana yksi tietotuotannon tiimin keskeinen tavoite oli kehittää Karelian koulutuspäälliköille uusi tulosten ja resurssien käytön seurantaa helpottava työkalu. Karelian koulutuspäälliköillä on keskeinen rooli toiminnan tuloksellisuuden varmistamisessa. He vastaavat koulutustoiminnasta, jonka keskeisiä tulosmittareita ovat tutkintojen määrät sekä jatkuvan oppimisen kokonaisuudessa suoritetut opintopisteet. Lisäksi koulutuspäälliköillä on vastuu TKI-toiminnan ja liiketoiminnan projekteista, joihin on asetettu ulkoisen rahoituksen tavoitteet. Vastuualueiden tulostavoitteiden toteutumisen seuranta on ollut hankalaa, sillä tieto on jakautunut useaan eri järjestelmään.
Kehittämistyön tuloksena syntyi työkalu, joka kokoaa dataa toiminnan ohjauksen kannalta keskeisistä tietojärjestelmistä. Microsoftin PowerBI-työkalulla luotu kerran vuorokaudessa päivittyvä visuaalinen raportti kokoaa koulutuspäällikön vastuualueiden keskeiset tunnusluvut tuloksista, taloudesta ja henkilöstöstä samalle raportille. Koulutuspäällikkö saa yhdestä näkymästä kokonaiskuvan hänelle asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta. Raportin vahvuutena on tuloksien peilaaminen edellisten vuosien tilanteeseen. Koulutuspäällikkö vastaa koulutusvastuidensa taloudesta sekä henkilöstöresurssien suunnittelusta. Talouden näkymästä koulutuspäällikkö voi seurata toteutuneen ja resurssoidun työajan suhdetta sekä henkilöstökulujen toteuman suhdetta budjettiin. Henkilöstönäkymän kautta koulutuspäällikkö näkee oman henkilöstönsä suunniteltujen ja toteutuneiden tuntien toteuman.
Tiedot nopeasti yhdestä paikasta
Koulutuspäälliköiden kokemukset kehitetystä työkalusta ovat olleet pääsääntöisesti positiivisia. Palautetta on annettu mm. seuraavin sanoin:
“Tosi hyvä työväline oman työn tueksi ja arjen toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen”
“Oman koulutuksen tulosten seuraaminen helppoa ja selkeää, paljon tietoa samaassa paikassa eikä tarvitse etsiä monesta paikasta”
“Hyvä visuaalinen tapa esittää tärkeitä mittareita ja lukuja”
“Erityisesti koulutuksen tulosten osalta käytössä lähes päivittäin. Seuraan tutkintoja ja avoimen pisteitä ja niistä saa nopeasti tiedon. Tämä on selvä edistysaskel!”
“Näet nopeasti ja selkeästi missä mennään.”
Kehittämiskohteeksi nousi opastuksen lisääminen työkalun käytössä ja sisällön tulkitsemisessa. Tämä on mielestämme erittäin tärkeä huomio, sillä tiedolla johtamisen työkalut vaativat aktiivista käyttöä, jotta niiden tuottamaa tietoa voidaan hyödyntää johtamisessa. Jatkossa tulemme panostamaan kehittämiemme työvälineiden käytön ohjaukseen ja tukemiseen.
TIetotuotannon tiimin näkökulmasta kehittämisprojekti onnistui hyvin ja sille asetetut tavoitteet saavutettiin. Käyttäjien palaute oli pääsääntöisesti positiivista ja työkalu koettiin hyödylliseksi. Vastaavanlaiselle personoidulle dashbord-työkalulle on koettu tarvetta myös opetushenkilöstön osalta. Työkalu mahdollistaisi opettajalle hänen työnsä tuloksien ja resurssien käytön seurannan ja suunnittelun ja tekisi opettajalle näkyväksi hänen tärkeän roolinsa Karelian strategisten tavoitteiden toteutumisessa. Uskomme, että tieto oman työn vaikutuksesta koko organisaation toimintaan motivoi ja sitouttaa työntekijää hyviin suorituksiin.
Kirjoittajat:
Mikko Penttinen, tietotuotannon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Lauri Hänninen, tietotuotannon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu