Karelian kirjaston tarjoama opinnäytetyövaiheen tiedonhankinnan ohjaus uudistui alkuvuodesta 2022. Entinen, erityisesti sote-alan opiskelijoille tarjolla ollut, klinikkamuotoinen opetus jäi pois, ja tilalle tuli henkilökohtainen ohjaus. Opiskelija voi itse varata juuri hänelle sopivan ajan ja ohjauksen pitäjänkin saa tarvittaessa valita itse. Kokemukset uudenlaisesta ohjauksesta ovat olleet positiivisia sekä ohjaajien että ohjattavien näkökulmasta.
Klinikoista yksilöohjaukseen
Opinnäytetyövaiheessa olevilla opiskelijoilla on usein tarve tiedonhankinnan ohjaukselle ja ennen vuotta 2022 ohjauksia järjestettiin pääsääntöisesti alakohtaisilla klinikoilla. Ennen koronapandemian alkua klinikat järjestettiin paikan päällä kirjastossa ja korona siirsi ne verkkoon. Yksilöohjaukset on järjestetty myös verkossa Teamsissa, koska se on jo kaikille tuttu ympäristö, helppo käyttää ja sen ominaisuudet sopivat hyvin ohjaustilanteisiin. Opiskelijan niin halutessa ohjaus on jatkossa myös mahdollista järjestää paikan päällä kirjastossa, mutta Teams säilynee ensisijaisena vaihtoehtona vielä pitkään.
Tiedonhankinnan klinikoiden suurin ongelma oli se, että niiden ajankohdat eivät välttämättä sopineet kaikille opiskelijoille ja osallistujien keskinäiset tasoerot saattoivat olla suuret. Osallistujia klinikoilla saattoi parhaimmillaan olla yli 10. Tällöin oli ihan sattumasta kiinni, saiko opiskelija juuri hänen ongelmiinsa sopivia neuvoja, kun ohjaus oli pakko pitää yleisellä tasolla ja jättää täsmäkysymykset käsittelemättä. Näiden syiden vuoksi klinikat päätettiin jättää ainakin toistaiseksi jäihin ja kokeilla vuoden 2022 alusta alkaen henkilökohtaista ohjausta.
Ajanvaraus kätevästi verkossa
Kirjaston henkilökunnasta kaikki pitävät ohjauksia omien vastuualojensa mukaisesti ja tarvittaessa myös vastuualojen ulkopuolelta mahdollisissa poissaolo- ja poikkeustapauksissa. Ajanvarauslomakkeen linkin yhteydessä kirjaston nettisivuilla on taulukko, josta opiskelija voi tarkistaa, kuka kirjaston henkilökunnasta parhaiten osaa auttaa hänen alallaan auttaa ja varata ajan kyseiselle henkilölle. Ajanvarauslomake on tehty Microsoft Bookingsilla, jonka avulla varausten hallinnoiminen on helppoa. Lomakkeella kysytään muutamia taustakysymyksiä opiskelijan aiheeseen liittyen, mm. opinnäytetyön aihe, millaisiin asioihin opiskelija eniten kaipaa apua ja onko opiskelija jo tehnyt paljon tiedonhakuja vai onko hän vasta aivan alkuvaiheessa työnsä kanssa. Näin ohjauksen pitäjä voi etukäteen tutustua aiheeseen ja miettiä esimerkiksi, mistä tietokannoista ja muista paikoista aiheeseen löytyisi lähteitä ja millä hakusanoilla aihetta olisi paras lähestyä.
Toukokuun loppuun mennessä yhteensä 69 opiskelijaa oli osallistunut ohjaukseen ja järjestettyjä ohjauskertoja oli 54. Ohjauskertojen osallistuneita opiskelijoita vähäisempi määrä selittyy sillä, että työtään yhdessä tekevät parit tai kolmen hengen ryhmät osallistuivat ohjaukseen yhdessä. Eri aloilta opiskelijoita oli myös mukavasti, vaikkakin sosiaali- ja terveysalan opiskelijoita oli ehdoton enemmistö.
Kokemukset ohjauksesta positiivisia
Kirjaston henkilökunta on pitänyt uudesta yksilöohjauksesta paljon. Opiskelijan kanssa on helpompi päästä luontevaan vuorovaikutukseen ja ohjaus on keskustelevaa. Aiemmin klinikoilla ohjaaja saattoi puhua yhteen putkeen tunnin, eikä kukaan osallistujista kysynyt tai kommentoinut mitään. Yksilöohjaus pakottaa opiskelijankin osallistumaan aktiivisesti, koska pelkäksi kuunteluoppilaaksi ei voi edes vahingossa jäädä. Tämä tukee myös opiskelijan omaa oppimista. Opiskelijoiden keskenään hyvin erilaiset tiedontarpeet on yksilöohjauksessa helppo huomioida, samoin tasoerot tiedonhankintataidoissa. Toisten kanssa lähdetään liikkeelle Karelia-Finnan peruskäytön kertaamisesta, toisten kanssa taas tutkitaan oman alan kansainvälisten tietokantojen rajausmahdollisuuksia. Ohjaajallekin on antoisaa, kun saa käyttää omaa asiantuntijuuttaan opiskelijaa eniten hyödyttävällä tavalla.
Huhtikuussa 2022 teimme ohjaukseen osallistuneille lyhyen palautekyselyn, joka lähetetään säännöllisesti kaikille osallistuneille. Kyselyssä on sekä avoimia kysymyksiä että rasti ruutuun -kysymyksiä. Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista ja mahdollista myös täysin anonyymisti. Kesäkuun alkuun mennessä vastauksia on annettu 10 kappaletta, eli vajaat 15% osallistujista on vastannut kyselyyn.
Kaikki kyselyyn vastanneet ovat olleet sitä mieltä, että ohjaus on parantanut heidän tiedonhankintataitojaan ja että ohjauksesta on ollut hyötyä opinnäytetyön tekemiseen. Vastaajat ovat omien sanojensa mukaan saaneet vinkkejä mm. hakusanojen käyttöön, uusiin tiedonhankintakanaviin, hakutapoihin ja eri tietokantojen käyttömahdollisuuksiin. Jokainen vastaaja koki myös saaneensa ohjauksesta apua niihin kysymyksiin, joiden vuoksi ohjaukseen ilmoittautui.
Kysymykseen ”Mikä ohjauksessa oli hyvää tai onnistunutta”vastattiin mm. seuraavilla tavoilla:
” Osattiin ohjata niissä asioissa missä apua tarvittiin kohdennetusti”
” Huomioitiin oma tilanne ja lähtökohta, ja ohjattiin sen mukaan, jolloin sai suuren hyödyn ohjauksesta.”
” Osaava työntekijä, miellyttävä kohtaaminen, hyvät, selkeät vinkit.”
Kehitysehdotuksiakin tuli. Kaksi vastaajaa nosti esille, että ohjaukseen voisi varata enemmän aikaa. Tällä hetkellä ohjaus on kestoltaan 45-60 minuuttia, mutta tilanteen niin salliessa ohjausta voidaan jatkaa pidempäänkin. Ohjausten määrää ei myöskään ole rajattu, joten jos opiskelija haluaa, hän voi osallistua ohjaukseen toisenkin kerran. Eräs vastaaja kommentoi puolestaan näin:
” Itse ohjaukseen en keksi kehitettävää, mutta ohjausta voisi markkinoida enemmän esim. opettajien toimesta. Jos olisin tiennyt, että ohjaus on näin hyvää, olisin varannut ajan jo paljon aikaisemmin.”
Kevät 2022 olikin henkilökohtaisen ohjauksen suhteen kokeiluaikaa, joten emme markkinoineet palvelua kovinkaan laajasti. Halusimme testata ensin rauhassa toimiiko tällainen tapa järjestää ohjausta niin teknisesti kuin sisällöiltäänkin ja lanseerata palvelun vasta syksyllä 2022 isommassa mittakaavassa. Kyselyyn vastanneista moni korosti sitä, että tällainen palvelu on hyvä ja tarpeellinen ja että henkilökohtaisen ohjauksen mahdollisuudesta pitäisi kaikkien opiskelijoiden ja opettajien olla tietoisia.
Yksilöohjaus pysyväksi osaksi kirjaston tarjoamia palveluita
Palautteen ja kirjaston henkilökunnan kokemusten perusteella on aivan selvää, että tätä käytäntöä järjestää ohjauksia jatketaan ja klinikat saavat unohtua jäihin. Yksilöohjaus on antoisaa puolin ja toisin ja vaikka ohjauksiin valmistautuminen vie aiheesta riippuen joskus aika paljonkin ohjaajan työaikaa, opiskelijan saama hyöty ohjauksesta palkitsee. Opiskelijoiden aiheet ovat mielenkiintoisia ja myös ohjauksen pitäjä oppii ohjaustilanteissa.
Tällä hetkellä ajanvarauslomakkeen kautta tarjotaan kahta eri palvelua, tiedonhankinnan ohjausta opinnäytetyövaiheessa oleville opiskelijoille sekä suomeksi että englanniksi ja tiedonhankinnan ohjausta henkilökunnalle. On myös mahdollista myöhemmin lisätä tarjottavien palveluiden määrää, jos sellaisille on tarvetta.
Tulevana syksynä tulemme myös markkinoimaan yksilöohjausta enemmän, jotta tieto ohjauksen saatavuudesta tavoittaisi mahdollisimman laajan joukon ja että myös opettajat osaisivat neuvoa opiskelijoita tarvittaessa hakeutumaan ohjaukseen. Jatkamme palautteen keräämistä kyselyllä ohjaukseen osallistuneilta ja kehitämme ohjausta edelleen saamamme palautteen perusteella. Kaiken kaikkiaan nykymuotoisen henkilökohtaisen tiedonhankinnan ohjauksen toimivuus on yllättänyt positiivisesti.
Tarkemmat tiedot tiedonhankinnan ohjauksesta ja linkin ohjausajan varaukseen löydät kirjaston sivuilta.
Kirjoittaja:
Noora Kontturi, tietoasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva: Andrea Piacquadio