Tulosjohtaminen perustuu käytettävissä olevan tiedon hyödyntämiseen. Organisaation päivittäisestä toiminnasta tallentuu suuri määrä dataa eri tietojärjestelmiin. Pelkkä data ei kuitenkaan vielä anna vastauksia toiminnan kannalta oleellisiin kysymyksiin, vaan dataa pitää jalostaa hyödynnettävään muotoon. Tähän vaaditaan tietotuotannon asiantuntemusta, mikä edellyttää osaamista ja ymmärrystä organisaation toiminnasta ja teknisistä ratkaisuista.
Karelia-ammattikorkeakoulussa on viime vuosina keskitytty datan hallinnan ja tiedon tuottamisen kehittämiseen. Olemme onnistuneet tuomaan Karelian keskeisten tietojärjestelmien sisältämän datan tietovarastoomme. Tämä kattava ja reaaliaikaisesti päivittyvä data on mahdollistanut ketterän ja nopeasti organisaation eri tarpeisiin vastaavan tiedon tuottamisen.
Skenaariotyöllä valmistaudutaan toiminnan muutoksiin
Organisaatioissa keskitytään usein vain menneiden tapahtumien raportointiin ja nykytilan analysointiin. Menestyvälle organisaatiolle on ominaista katsoa tulevaisuuteen ja luoda erilaisia skenaarioita toiminnan kehittymissuunnista. Näitä skenaarioita tulee päivittää aina tuoreimman tiedon pohjalta ja pyrkiä ennakoimaan tulevaa kehitystä. Skenaariotyö mahdollistaa valmistautumisen äkillisiin toiminnan muutoksiin.
Kareliassa kehitetyn talouden ja toiminnan tulosten seuranta- ja ennakointityökalun Karelia-Vipusen tehtävänä on tuottaa ajantasaista ja ennakoivaa tietoa johtamisen tueksi. Karelia-Vipusen tuottama tieto luo hyvän pohjan skenaariotyölle. Yksi Karelian kannalta tärkeä tehtävä on ennakoida tulevien vuosien rahoituksen kehittymistä. Tähän kokonaisuuteen vaikuttavat toiminnan tulosten seuranta (mm. tutkintojen määrä, opintosuoritukset ja TKI-rahoitus) ja niiden ennakoitu kehittyminen. Erilaisten skenaarioiden pohjalta voidaan tehdä kohdennettuja toimenpiteitä halutun tuloksen saavuttamiseksi.
Suoritettujen tutkintojen määrällä on merkittävä vaikutus Karelian kokonaisrahoitukseen. Yli puolet Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämästä perusrahoituksesta tulee tutkintojen perusteella. Opintojen sujuvan etenemisen mahdollistaminen ja valmistumisen varmistaminen ovat Karelian kannalta keskeisiä toimenpiteitä tutkintotavoitteen saavuttamisessa. Tämän tueksi tarvitaan kattavaa seurantatyökalua, jonka avulla voidaan seurata opintojen etenemistä ja tunnistaa mahdolliset haasteet, jotka vaikuttavat valmistumiseen. Kehitimme seurannan tueksi työkalun, joka otettiin käyttöön syksyllä 2021 ja sen tuomista hyödyistä on jo selkeää näyttöä.
Karelia tiedolla johtamisen eturintamassa
Tietotuotanto on yhteistyötä organisaation eri tiimien ja yksiköiden välillä. Siinä korostuvat asiantuntijoiden omat näkemykset ja kokemukset toiminnasta, joiden perusteella tietoa tuotetaan. Luotettava ja ajantasainen tieto on avain menestyksekkääseen tiedolla johtamiseen. Karelia haluaa olla tiedolla johtamisen edelläkävijä korkeakoulumaailmassa.
Kirjoittajat:
Lauri Hänninen, tietotuotannon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Mikko Penttinen, tietotuotannon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu