Kipinä talouden raportoinnin ja seurannan muutoksiin voi lähteä omista tarpeista tai oman toiminnan muutoksesta. Myös oman organisaation ulkopuolella tapahtuva toiminnan muutos voi aiheuttaa tarpeen muuttaa omia toimintoja vastaamaan ulkoisen raportoinnin tarpeita.
Karelian raportointiin ja seurantaan tuo suuren muutoksen rakennerahasto-hankkeiden uusi ohjelmakausi Uudistuva ja osaava Suomi 2021-2027, joka käynnistyi marraskuussa 2021. Uudella rakennerahastokaudella hankkeiden raportointi ja rahoitus painottuu entistä enemmän hankkeiden vaikuttavuuteen ja tulosten esittämiseen. Talouden raportointi muuttuu yksityiskohtaisesta kustannusten todentamisesta valmisteluvaiheen palkkalaskelmiin ja prosenttimääräiseen yleiskustannusten korvaamiseen. Yksinkertaistettujen mallien tarkoitus on keventää hallintoa, kun kustannusten todenteita ei tarvitse enää rahoittajalle esittää.
Kustannusmalli muuttuu
Hankehallinnossa on jo käytössä yksinkertaistetut kustannusmallit flat rate 17 % ja 24 %. Näissä rahoitusmalleissa osa kustannuksista korvataan toteutuneista palkkakustannuksista lasketulla prosenttiosuudella, joita vastaavia kirjanpidon kustannuksia ei rahoittajalle tarvitse esittää. Käytössä on ollut myös kertakorvausmalli (LumpSum), jossa rahoituspäätös on perustunut yksityiskohtaiseen budjettiin, mutta maksatusvaiheessa todentaminen on perustunut puhtaasti hankkeen tulosten ja toimenpiteiden todentamiseen. Toteutuneita kustannuksia ei ole tarvinnut esittää lainkaan, joten maksatuksesta on jäänyt kokonaan pois kaikki taloutta todentava aineisto, kirjanpidon otteet, työaikailmoitukset ja tositeotteet. Näiden kustannusmallien lisäksi Karelialla on hankkeita, joissa rahoittajalle esitettävä raportointi perustuu kokonaan johonkin muuhun kuin suoraan kirjanpidosta todennettaviin kustannuksiin. Näissä korvaus perustuu ennalta määrättyihin mm. työn päivähintoihin ja matkojen kilometrihintoihin todellisten kulujen sijaan.
Uudella rakennerahastokaudella hankemaailmaan tuodaan uudet kustannusmallit flat rate 1,5 %, 7 % ja 40 %. Eniten jo käytössä olevista kustannusmalleista poikkeaa flat rate 40 %. Tässä mallissa palkkakustannukset raportoidaan kiinteällä, etukäteen rahoittajan hyväksymällä tuntihinnalla. Kaikki projektin muut kustannukset katetaan flat rate -avustuksella, jonka määrä on 40 % palkkakustannuksista. Tällaisessa kustannusmallissa maksatushakemuksen tekeminen kevenee, mutta hankehallinnon kannalta todentamisen työ siirtyy kuitenkin hankkeen suunnittelu- ja valmisteluvaiheeseen. Hankkeelle hyväksyttävien raportoitavien tuntipalkkojen osuus on osoitettava laskelmilla ja todennettava taustamateriaalein jo hakemusvaiheessa.
Uusi kustannusmalli seurannassa ja raportoinnissa
Uuden flat rate 40 % -kustannusmallin myötä hankehallinto kevenee, mutta tuo haasteita Karelian sisäiseen laskentaan. Hankkeiden taloutta tulee seurata, mutta kuinka sovittaa yhteen rahoittajan raportointi ja todelliset kustannukset. Voidaan siis ajatella, että hankkeissakin on ulkoinen (rahoittajan) laskentatoimi ja sisäinen (Karelian) laskentatoimi. Jos nämä kaksi poikkeavat toisistaan yhä enenevässä määrin, tulee löytää ratkaisuja ja työkaluja, joilla molempia voidaan seurata helposti ja ajan tasaisesti. Hyvä seuranta ja oikeanlaiset raportoinnit ovat tärkeä työväline tuottamaan oikeanlaista tietoa niin johdon kuin alemman tason vastuuhenkilöiden, kuten projektipäälliköiden päätöksenteon ja suunnittelun tueksi. Seuranta tukee myös toteutuneiden tavoitteiden arviointia. Olennaista on löytää oikeat seurattavat asiat ja kohteet sekä oikeanlaiset tietotekniset ratkaisut ja raportointijärjestelmät niiden toteuttamiseen.
Uuteen raportointihaasteeseen vastataksemme Karelian projektien kooditusta tullaan muuttamaan vuoden 2022 alusta. Tämän myötä ensi vuonna raporteilta saadaan projektinumerolla näkyviin sekä rahoittajalle esitettävät kustannukset, että flat rate -korvausta vastaan käytetyt kustannukset: sekä yhdessä että erikseen, raportin rajauksesta riippuen. Uusi kooditus projektiraportoinnissa on huomioitava myös nykyisissä Karelialla järjestelmissä. Uusia linkityksiä kirjanpidosta sekä uusia tietuekenttiä lisätään raportointijärjestelmiin. Näiden muutosten myötä projekteista saadaan visuaalinen ja tarkoituksenmukainen seuranta projektipäälliköiden ja johdon käyttöön.
Kirjoittajat:
Sissi Pyykönen, taloushallinnon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Susanna Varhimo, taloushallinnon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu