Käynnistimme elokuussa 2020 Karelian laskentapalveluiden tiimissä kehittämisprojektin, jonka tavoitteena oli mahdollisimman paperiton taloushallinto Kareliassa. Suurin osa tositteista toki oli jo arkistoitu sähköisessä muodossa, kuten esimerkiksi Rondo-laskunkierrätysjärjestelmässä käsiteltävät ostolaskut ja muistiotositteet. Kaikista taloushallinnon järjestelmistä ei ollut vastaavaa automaattista sähköistä arkistointia ja siksi osa tositteista arkistoitiin paperisina mapeissa.
Projektiin antoi alkusysäyksen COVID19-pandemian aikana keväällä ja kesällä 2020 toteutettu etätyöskentely. Kotitoimistoilla aineistojen tulostaminen ei ollut järkevää tai lainkaan mahdollista. Paperisena säilytettävä aineisto tallennettiin ensin sähköisenä yhteisiin tiedostokansioihin, joista niitä käytiin kampuksella tulostamassa. Tulostaminen ja paperiversioina arkistointi alkoi näyttäytyä vanhanaikaiselta ja lisäksi sen huomattiin vievän yllättävän paljon työaikaa. Myös paperisena arkistoidun aineiston vaikea saavutettavuus tuli esille: kampuksella olevien mappien selailu ei todellakaan onnistunut kotitoimistosta käsin. Vastaavasti, kun tositteet oli tallennettu pdf-tiedostoina yhteiseen tiedostokansioon, jokainen tiimiläinen pystyi hakemaan tositteen tarkasteltavakseen. Tästä syntyi idea siitä, että kaikki tositeaineisto saataisiin arkistoitua sähköisesti. Koska merkittävin tositemassa eli ostolaskut jo arkistoituivat Rondo-arkistoon, se oli luonteva valinta muidenkin tositteiden arkistovälineeksi. Tavoiteaikatauluksi asetettiin vuoden 2020 loppu, mutta projektin toteutus osoittautui yllättävän haasteelliseksi.
Haasteita toteutuksessa
Yllättäväksi haasteeksi paperisten tositteiden muuntamisessa sähköisesti arkistoitavaksi muodostui tositteen määrittely. Tositetta ei aina tehdä manuaalisesti, vaan se voi syntyä myös suoraan järjestelmästä kuten esim. investointien poistotosite. Jouduimme tarkasti pohtimaan, mikä on varsinainen tosite ja mitkä ovat tositteen liitteitä. Tyypillistä taloushallinnon asiantuntijan työssä onkin, että joutuu palaamaan aivan lainsäädännön ”alkujuurille” ja perusasioihin, kuten tässä tapauksessa siihen, mitä kirjanpitolaki (KPL) ja kirjanpitoasetus (KPA) tositteesta määräävät. Minimivaatimukset edellä mainitun lainsäädännön mukaan ovat, että tositteen tulee sisältää kirjanpidon kirjaukset, tositenumeron, tositepäivämäärän ja tiedon tositteen laatijasta sekä selitteen. Raindance-kirjanpitojärjestelmästä saatava tosite täyttää edellä mainitut vaatimukset, joten katsoimme sen olevan ”arkistoitava tosite ”. Vuodenvaihteen tilinpäätösaika katkaisi hyvin alkaneen kehittämistyön pariksi kuukaudeksi, jolloin kehittämistehtäviin laskentapalveluiden tiimissä ei juurikaan ole aikaa.
Tilinpäätöksen jälkeen projektiamme viivytti seudullinen arkistointiprojekti. Karelia on osa ns. Karjalan taloushallinnon (Karjalan Taha) yhteisinstallaatiota, jonka kautta useat Pohjois-Karjalan kunnat, kuntayhtymät sekä Joensuun kaupunkikonserniin kuuluvat yhtiöt ovat ostaneet yhteishankintana taloushallinnon järjestelmät ohjelmistotalo CGI:ltä. Helmikuussa 2021 Karjalan Tahassa oli aloitettu sähköisen arkistoinnin kehittämisprojekti, jossa pyrittiin seudullisesti ratkaisemaan arkistointiin liittyviä ongelmia. Tuossa tilanteessa oli järkevää jäädä odottamaan, toisiko yhteinen kehittämisprojekti ratkaisuja myös Karelian arkistointiin. Kevään aikana saatiinkin Karjalan Tahan toimesta kehitettyä merkittävä ratkaisu mm. tiliotetositteiden arkistointiin, jotka siirtyvät nyt Banking-maksuliikenneohjelmasta automaattisesti sähköiseen Rondo-arkistoon. Kaikkiin Karelian arkistoinnin ongelmiin ei kuitenkaan tullut keskitettyä ratkaisua ja niinpä jatkoimme omaa projektiamme toukokuussa 2021 kohdataksemme viimeisen ”haasteen” eli kesäloma-ajan. Jouduimme vielä kesän yli odottamaan, kun Meita (Meidän IT ja Talous) teki tarvittavat yhteydet arkistointia varten. Muutamien testausten ja yritysten kautta saimme yhteydet lopulta toimimaan ja saimme pitkällisen kehittämisprojektimme ”maaliin”.
Toteutuksen vauhdittajat
Projektin toteutuksella ei onneksi ollut pelkästään haasteita ja hidasteita, vaan myös vauhdittajia. Merkittävin sellainen on sähköinen allekirjoitus, Karelia Sign. Taloushallinnossa on aineistoa, joihin tarvitaan hyväksyjän tai päätöksen tekijän allekirjoitus. Aikaisemmin paperittomaan kirjanpitoon siirtyminen ei ollut täysin mahdollista, koska esim. projektien rahoittajat vaativat dokumentteihin ”alkuperäisen, kynällä tehdyn allekirjoituksen”. Karelia Sign korvaa täysin perinteisen allekirjoitusmuodon. Sähköisellä allekirjoituksella on huomattu olevan muitakin merkittäviä etuja erityisesti silloin, kun allekirjoittajia on useita Karelian sisältä tai ulkopuolelta. Allekirjoitukset saadaan asiakirjoihin erittäin nopeasti, ne eivät enää unohdu lojumaan käsittelijöiden pöydille ja liitteet säilyvät dokumentin mukana kierron loppuun saakka.
Toiseksi projektia vauhdittavaksi tekijäksi muodostuivat lukuisat taloushallinnon järjestelmien versiopäivitykset, joissa myös sähköiseen arkistointiin tuli parannuksia. Viimeisen kahden vuoden aikana ovat uudistuneet mm. myyntilaskutus ja -reskontraohjelmat, maksuliikenneohjelma sekä matkustuksen hallinnointiohjelma. Uusi R8-myyntilaskutus toimii suoraan Rondossa, joten myyntilaskutositteet arkistoituvat ajastetusti Rondo-arkistoon. Myös uudesta maksuliikenneohjelmasta on seudullisena ratkaisuna tehty liittymä Rondo-arkistoon, jonne tiliotetositteet liitteineen siirtyvät ajastetusti. Keväällä 2020 käyttöön otettuun M2-matkustuksenhallinnointiohjelmasta tehtiin liittymä Rondo-arkistoon ja tositteet arkistoituvatkin sinne nyt päivittäin.
Saavutetut hyödyt ja jatkokehitys
Silmin havaittava muutos näkyy jo nyt työhuoneissa ja fyysisessä arkistossamme Tikkarinteen kampuksella. Paperitositteita on syntynyt 80-100 mapillista vuodessa. Tämän lisäksi on syntynyt merkittävä määrä ns. projektimappeja, joihin on arkistoitu paperisena TKI-projektien taloushallinnon aineistoa. Nyt näitä mappeja ei enää tule lainkaan! Vielä muutama vuosi sitten oli uhkana, että joudumme vuokraamaan lisää arkistotilaa, mutta tätä uhkaa ei enää ole. Päinvastoin voimme kenties tulevaisuudessa ottaa nykyisiä arkistoja järkevämpään ja tuottavampaan käyttöön.
Merkittävä taloudellinen hyöty tulee jatkossa olemaan paperin, mappien, kopiokoneiden ja tulostimien käytön vähenemisestä syntyvä säästö. Työhyvinvointia puolestaan lisää se, että työhuoneet eivät enää pursua pölyisiä mappeja. Mappien sijaan työhuoneisiin voi sijoittua useampi työntekijä ja tilat tulevat tehokkaampaan käyttöön.
Sähköinen tositearkisto mahdollistaa jatkossa sen, että robotti voisi kerätä tositteita projektien maksatusaineistoa varten. Automatisointi onkin laskentapalvelujen tiimin seuraava merkittävä kehittämiskohde. Talouden seurannassa sähköinen tositearkisto mahdollistaa talousraporteilta porautumisen aina tositteelle tai laskulle saakka. Porautuminen ostolaskuille ja myyntilaskuille onkin jo mahdollista ja jatkossa se voisi ulottua muihinkin tositelajeihin.
Sinnikkään työn jälkeen saimme siis viimeisetkin paperiset tositteet sähköiseen arkistoon syyskuussa 2021 ja siirryimme Kareliassa paperittomaan taloushallintoon. Tilinpäätöksessä 2021 voimme ylpeänä esittää viimeisellä sivulla Karelian kirjanpitoaineiston säilytyksen oy-hallitukselle näin:
Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista KPL 2:7a mukaisesti:
| Kirjanpidon osa | Tositelaji | Kirjanpitojärjestelmien keskinäiset yhteydet | Säilytystapa ja -paikka | |
| Tilinpäätös | Toimintakertomus, tilinpäätös sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista | Sähköisenä pdf-muodossa Dynastyssa ja paperitulosteena, sidottu | ||
| Päivä- ja pääkirjat | Vuosittain Raindance-kirjanpitojärjestelmästä | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | ||
| Pääkirjanpito | ALKUSA, MUIST1, EU-ULK, MUIRO2 | Pääkirjanpitotositteet viedään kirjanpitoon manuaalisesti | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Budjetti | BUD | Budjetti siirretään manuaalisesti kirjanpitoon Raindance-budjetointiohjelmasta | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Ostolaskut ja ostoreskontra | OSTOT, OMAKSU | Ostolaskut siirtyvät Rondo-järjestelmästä automaattisesti kirjanpitoon. Ostoreskontramaksut siirretään manuaalisesti kirjanpitoon. | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Myyntilaskut ja myyntireskontra | MRP31, MRP41, MRPMAN, MRPVII, YMRHYV, MRPHYV, MRPK, MRP99 | Myyntilaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon R8-myyntilaskutusohjelmasta. Myyntireskontratositteet muodostuvat myyntireskontraportaalissa, joka on integroitu Raindance-kirjanpitojärjestelmään. | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Palkkakirjanpito | PALKAT | Tapahtumat siirretään manuaalisesti kirjanpitoon kuukausittain Personec F-palkanlaskentajärjestelmästä. | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Matkalaskut | MATKAT | Matkalaskut siirretään manuaalisesti kirjanpitoon viikoittain. | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Maksuliikenne | PANKKI | Tiliotetositteet siirretään manuaalisesti kirjanpitoon päivittäin | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Pysyvien vastaavien kirjanpito | KOMTOS | Pysyvien vastaavien kirjanpito ylläpidetään Raindance käyttöomaisuus -järjestelmässä, joka on integroitu kirjanpitojärjestelmään | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa | |
| Liitetietotositteet | LIITE | Tilinpäätöksen liitetietotositteet | Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa |
Kirjoittaja:
Anneli Liukkonen, laskentapäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu