Ajatus siitä, että aika on vain väline tavoitteiden saavuttamiseksi, ei ole uusi. Nykyisin, nopeassa elämänrytmissä tästä ajattelutavasta on tullut erityisen suosittu. Aikaa on mahdollista ja tarpeellista käyttää tasavertaisesti älyllisten kykyjen, fyysisten ja aineellisten voimavarojen kanssa.
Ajan tehokkaaseen hallintaan on olemassa monia työkaluja, menetelmiä ja keinoja. Tähän artikkeliin on kerätty muutamia mielenkiintoisia ja hyödyllisiä ajanhallintaneuvoja.
Suunnittelu on kaiken perusta
Tehokas ja helppo tapa ajankäytön suunnitteluun on laatia luettelo tehtävistä, käyttämällä suunnitteluohjelmaa tai käsin paperille tehtyjä muistiinpanoja mieltymysten mukaan. Tehtäväluetteloa tarvitaan, jotta muistia ei kuormiteta liikaa ja tehtävien aikataulutus onnistuu.
Suunnitteluprosessissa tärkeintä on nähdä mielessään toiminnan haluttu tulos tarkasti. Mitä yksityiskohtaisemmin kuvitellaan lopputulos, sitä helpommin tavoitteet saadaan tehdyksi. Tässä SMART-tekniikka auttaa. Englanninkielisten kirjainten lyhenne SMART määrittää jokaiselle kirjaimelle yhden kriteerin tavoitteen arvioimiseksi. Sen tekniikan mukaan tavoite tai tehtävä pitäisi olla:
Specific – konkreettinen (Mitä tarkalleen on saavutettava, parannettava tai muutettava?)
Measurable – mitattavissa oleva (Kuinka tiedetään, milloin tavoite on saavutettu?)
Achievable – toteutettavissa (Pystytäänkö tavoite saavuttamaan? Onko tehtävä liian yksinkertainen tai liian monimutkainen? Mikä voi edistää tehtävän toteuttamista?)
Relevant – merkityksellinen (Miksi tarvitaan tämä tulos? Onko se ristiriidassa muiden tavoitteiden kanssa?)
Time bound – ajallinen (Milloin tuloksen pitää olla valmis?).
SMART-menetelmä tarkoittaa sitä, että mitä enemmän em. kriteereitä käytetään tavoitteiden asettamisessa, sitä parempia tulokset ovat.
On erittäin tärkeää rajoittaa tehtävän suorittamiseen kuluvaa aikaa. Parkinsonin laki sanoo: ”Työ täyttää kaiken sille varatun ajan.” Tähän ilmiöön on useita syitä. Joku käyttää ylimääräistä aikaa saadakseen täydellisen lopputuloksen, joku työskentelee hitaammin tai lykkää aloittamista. Erilaisista työskentelytavoista huolimatta, ilman määräaikaa työ saadaan tehtyä, mutta tarpeettoman pitkällä toteutusajalla. Tavoiteajan asettaminen auttaa suunnittelemaan työpäivää ja kehittää itsekuria.
Työtehtäviä aikataulutettaessa on muistettava lepoajat, ja pitää säännöllisiä taukoja. Tämä on tarpeellinen osa tehokasta ajanhallintaa. Mitä pidempään työjakso kestää keskeytyksettä, sitä tehottomammaksi aivotoiminta tulee väsymyksen vuoksi.
Pääasian korostaminen
Kun tehtäväluettelo on valmis, seuraava vaihe on prioriteettien määritys. Niiden puuttuessa meillä on tapana valita yksinkertaisia ja mukavia tehtäviä ensin ja lykätä vaikeita ja työläitä asioita myöhempään. Tämä voi johtaa ikäviin seurauksiin, kun huomataan, että aikaa on hukattu, tai jopa itsetunnon heikkenemiseen.
Priorisoimiseen voidaan soveltaa aakkostusta. Ensisijainen tehtävä merkitään kirjaimella A, alemman prioriteetin tehtävä kirjaimella B jne. Käydään tehtäväluettelo läpi keskittyen ensisijaisiin tehtäviin, siirtämättä huomiota toissijaisiin.
Toinen keino laittaa rutiinitehtävät tärkeysjärjestykseen on tehtävämatriisin eli Eisenhower-matriisin käyttäminen. Se koostuu nelikentästä, joihin asiat jaetaan kahden ominaisuuden perusteella – niiden tärkeys ja kiireellisyys:
Asianmukaisella suunnittelulla toinen ryhmä voi jopa jäädä tyhjäksi.
Kannattaa myös muistaa, että jos kaikki on ensisijaista, mitään ei ole priorisoitu.
Tavoitteiden toteutuminen
Jotta työskentelisi tehokkaasti eikä ylikuormittaisi itseään, kannattaa kokeilla ”Tomaatti”-tekniikkaa (”Pomodoro”-tekniikka). Sen mukaan työ jaetaan ajanjaksoihin, joita kutsutaan ”tomaateiksi”. Yksi ”tomaatti” kestää 30 minuuttia: 25 minuuttia työtä ja 5 minuuttia lepoa. Neljän ”tomaatin” jälkeen on pidettävä pitkä 20-30 minuutin tauko. Tuloksena saadaan tuottavaa työtä ilman väsymystä ja uupumusta. Tekniikka on mahdollista sopeuttaa omaan rytmiin ja tarpeisiin, lisäämällä ”tomaatin” tai tauon kestoa.
Tiedetään, että unen jälkeen ihmisellä on virkeä mieli. Siksi tärkeät tai monimutkaiset asiat kannattaa sijoittaa työpäivän alkuun, kun niiden ratkaisemiseen on vielä tarpeeksi energiaa.
Lisäksi heti aamulla kannattaa ehdottomasti tehdä epämiellyttävät työt eli ”syödä sammakko”. ”Sammakon syömisen” jälkeen tulee motivaatio muiden tehtävien suorittamiseen. Jos asia lykätään, se jää ajatuksiin koko päiväksi, muistuttaa itsestään ja ahdistaa.
”Sammakkojen” lisäksi, työstä löytyy myös ”norsuja”, eli suuria asioita, joita ei ole helppo aloittaa. Aluksi tehtävän toteutusprosessi hajotetaan pieniin konkreettisiin työvaiheisiin. Tehtävä tarkentuu, eikä enää näytä mahdottomalta. Näin vähitellen selviydytään koko ”norsusta” (suuresta tehtävästä).
Erilaisten aktiviteettien vuorottelu auttaa lisäämään tuottavuutta ja välttämään ylikuormitusta yksitoikkoisessa työssä.
Caesar oli tunnettu kyvystään suorittaa monia tehtäviä samanaikaisesti, mutta se on väärä polku henkilölle, joka haluaa hallita aikaa. Tehokas työskentely on keskittymistä mahdollisimman paljon vain yhteen tehtävään kerrallaan.
Motivaatio on olennaista, ilman sitä on hankalaa pakottaa itseään tekemään mitään. Ajanhallinnassa tämä on myös merkittävä asia. Siksi on pyrittävä etsimään innoituksen lähteitä ja asettamaan motivoivia tavoitteita itselleen.
Ajanhallintatekniikoita kannattaa kokeilla ja valita itselleen sopivin. Sinnikkyydellä ja luovuudella voidaan saavuttaa vaikuttavia tuloksia.
Kirjoittajat:
Veronika Kapralova, harjoittelija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Eija Pesonen, hallintosihteeri, Karelia-ammattikorkeakoulu
Lähteet:
Wikipedia. 2017. SMART-kriteerit. https://fi.wikipedia.org/wiki/SMART-kriteerit#cite_ref-Doran-1981_2-0
Wikipedia. 2020. Parkinsonin laki. https://fi.wikipedia.org/wiki/Parkinsonin_laki
Wikipedia. 2021. Time management. https://en.wikipedia.org/wiki/Time_management
Duunitori. 2021. Eisenhowerin matriisi. https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi
Wikipedia. 2021. Pomodoro-tekniikka. https://fi.wikipedia.org/wiki/Pomodoro-tekniikka
Duunitori. 2021. Pomodoro-tekniikka. https://duunitori.fi/tyoelama/pomodoro-tekniikka
Esseepankki. Proakatemia. 2018. Eat that frog – get more of the important things done today. https://esseepankki.proakatemia.fi/eat-that-frog-get-more-of-the-important-things-done-today/