Karelia-ammattikorkeakoulun taloushallinnossa aloitetaan robotiikan ja automatiikan käyttöönotto työskentelyn tehostamiseksi. Syksyllä 2021 on Karelian käyttämään ostoreskontraohjelmaan määritelty automatisointeja, jolloin laskujen käsittelystä kaikkein yksinkertaisimmat ja toistuvimmat työtehtävät toteutuvat jatkossa automatiikalla. Työskentely taloushallinnossa tulee kehittymään jatkossa enemmän asiantuntijatehtävien suuntaan, kun toistuvat yksinkertaiset tehtävät vähenevät. Hyödyt ovat jo nyt mitattavissa.
Tehokkuus ja kehitys ovat tärkeimpiä ja eniten huomiota saavia aiheita taloudessa ja työelämässä tänä päivänä. Sekä työhön että muuhun elämään tulleiden koronarajoitteiden myötä etätyöskentely, työskentelyn joustavuus ja muut kehityksen aiheet ovat nousseet entistä tärkeämmiksi. Taloushallinnossa digitalisaatiosta hyötyjä tavoitteleva muutos on kuitenkin alkanut jo aiemmin.
Kirjanpitolaki (1336/1997) uudistui vuonna 2015, ja erittäin olennainen muutos oli neutraalius kirjanpitoaineiston muodon ja sen säilytystavan suhteen. 1.1.2016 alkaen tuli voimaan kirjanpitolain 7 §, jonka mukaan: “Tositteita, kirjanpitoja sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa”.
Tässä nykyisessä määritelmässään kirjanpitolain pykälä ei ota kantaa siihen, missä muodossa kirjanpitoaineisto säilytetään, vaikka muuten laissa säilytysaika ja muut vaatimukset ovat pysyneet enimmäkseen samanlaisina. Tämä mahdollistaa taloushallinnon toteuttamisen sähköisenä ja aineiston säilyttämisen sähköisessä muodossa.
Koronapandemia ja työn murros
Koronan myötä kasvaneen etätyöskentelyn takia uudet toimintatavat, kuten dokumenttien sähköinen allekirjoitus, on ollut tärkeää ottaa käyttöön nopeasti. Taloushallinnon aineistojen säilyttämiseen sähköisessä muodossa on siirrytty Kareliassa vuosina 2020-2021, ja tällä hetkellä kaikki taloushallinnon aineisto pystytään käsittelemään, allekirjoittamaan ja tallentamaan sähköisesti. Uskon että nämä joustavammat työskentelymenetelmät ja fyysisten asiakirjojen käsittelyn loppuminen tulevat lisäämään työskentelyn tehokkuutta pitkässä juoksussa.
Lisäksi sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen mahdollistaa taloushallinnon tehtävien kehittämistä edelleen, esimerkiksi automatisaation ja robotiikan käytön lisäämisen työskentelyn tehostamisessa. Työn murros ja työskentelytapojen muuttuminen ovat tätä päivää ja automatisaation yleistyminen sekä muu oman työskentelyn kehittäminen ovat todennäköisesti tärkeitä jokaiselle työelämässä olevalle. Robotiikka sähköisen kirjanpidon ohella tulee muokkaamaan vahvasti taloushallinnon työtehtäviä jatkossa. Työtehtävät tulevat myös olemaan enemmän asiantuntijatyötä, kuten ohjelmointia ja ohjelmoinnin tulosten tarkistamista, aikaisempien yksinkertaisimpien, toistuvien tehtävien sijaan.
Ostoreskontra Kareliassa
Ostoreskontra, eli järjestelmä, jossa saapuneet ostolaskut käsitellään, toteutetaan Kareliassa CGI:n Rondo R8 -ohjelmalla. Järjestelmä on hankittu yhdessä muiden Karjalan taloushallinnon yhtiöiden kanssa ja olemme juuri aloittaneet koko maakunnan käyttäjien kanssa yhteiset tapaamiset, jotta voimme jakaa oppeja ohjelman kehittämisestä ja saada vertaistukea.
Rondo sisältää kaikki Karelian ostojen e-laskut sähköisessä muodossa, laskujen liitteet, asiatarkastus- ja hyväksyntäketjun, sekä kirjanpidon tiliöinnin ja maksutiedot. Edelleen kuitenkin muutama laskuttaja lähettää laskut paperisina, ja nämä joudutaan skannaamaan manuaalisesti Rondoon.
Laskujen käsittelijät määrittävät laskuille oikeat kirjanpidon tiliöinnit ja maksupäivät. Sen jälkeen laskut kiertävät henkilöillä asiatarkastettavana ja hyväksyttävänä riippuen siitä, mihin osaan Karelian toimintaa niiden kulut kohdistuvat.
Taloushallinnon automatisointi
Yleisesti automatiikka ja toiminnan sähköinen tehostaminen taloushallinnossa tällä hetkellä koostuu kokemuksieni mukaan enimmäkseen kahdesta eri käsitteestä: automaatio ja robotiikka.
Automaatiolla tarkoitetaan ihmisen aiemmin osittain tekemien työtehtävien automatisointia, kun taas robotiikkaa ovat ohjelmakokonaisuudet, jotka tekevät osan jatkuvasti toistuvista työtehtävistä. Erona on, että automaatio joudutaan määrittelemään järjestelmään ja robotiikka ei vaadi toiminnallisuutta järjestelmästä. Robotiikka voi olla helpompi toteuttaa, mutta se vaatii jatkuvasti enemmän tietotekniikan resursseja.
Selkeämmin automaatio on toistuvien työtehtävien automaattista toteuttamista ohjelmoinnilla, ohjelmien kehittämistä helppokäyttöisemmiksi tai apuohjelmien käyttämistä, jolloin manuaalista työtä tarvitaan vähemmän. Robotiikka tekee esimerkiksi toistuvia tehtäviä valmiiksi työajan ulkopuolella, jolloin työntekijöiltä säästyy aikaa muihin tehtäviin. Tekoälyn tuonti työtehtäviin taas tarkoittaa ihmisen tekemien työtehtävien mittaamista ja arvioimista, joiden perusteella tekoäly voi tehdä osan työtehtävistä automaattisesti ennakoiden.
Nykyisessä ostoreskontran versiossa on jo mahdollista yksinkertainen automatisointi: kirjanpidon tiliöinnin ja laskujen asiatarkastus, hyväksyntäketjun automaattinen luominen laskun tietojen perusteella sekä mahdollisuus kohdistaa ja kopioida niitä automaattisesti tuleville samankaltaisille laskuille.
Lähitulevaisuudessa CGI tulee tuomaan tähän ohjelmistoon tekoälypohjaista automatiikkaa, jonka pitäisi osata seurata ihmisten toistuvia päätöksiä, kuten laskujen tarkastusta ja hyväksymistä ja yrittää tehdä niitä itsenäisesti ennakoiden.
Ostoreskontran automatisointi
Rondo-ohjelmassa voidaan tehdä automaattisia tiliöinti- ja reititysmalleja yleisesti jokaiselle laskuttajalle erikseen tai useammilla ehdoilla yksilöidä tietty toistuva lasku. Automaattinen tiliöintimalli tarkoittaa sitä, että tiettyjen ehtojen perusteella (kuten laskun lähettäjä, laskun summa tai muu yksilöivä tieto) uudelle saapuneelle e-laskulle tulee valmis kirjanpidon tiliöinti sekä reittimalli sitä, että tiettyjen ehtojen perusteella valikoituu asiatarkastaja ja hyväksyjä.
Yritys voi esimerkiksi lähettää kuukausittain samansuuruisia laskuja, jotka perustuvat sopimukseen, jolloin ne laskun suuruuden tai muun yksilöivän tekijän perusteella automaattisesti tiliöidään ja ohjataan asiatarkastukseen ja hyväksyntään oikeille henkilöille. Toisaalta jos yritys toimittaa esimerkiksi ainoastaan tietotekniikkalaitteita, voidaan luoda yleiset tiliöinti- ja reititysmallit, jotka koskevat kaikkia tämän yrityksen laskuja. Suuresta määrästä laskuja aina kuitenkin löytyy poikkeuksia, jolloin automaattisesti muodostunutta tiliöintiä ja reititystä joudutaan korjaamaan jälkikäteen.
Käytännön esimerkki tällä hetkellä toimivasta automatiikasta on Visma: yritys myy palkanlaskentaan ja henkilöstöhallintoon SaaS-ohjelmia, joista laskutetaan kuukausimaksut. Kulut kohdistuvat tietohallintoon, mutta tarkastaja voi olla henkilöstöhallinnosta tai taloushallinnosta, riippuen siitä, mitä ohjelmaa kustannus koskee. Tiliöinti ja reititys asiatarkastajalle ja hyväksyjälle määrittyy automaattisesti laskun summan perusteella. Koska monet yritykset ovat myös ulkoistaneet laskutuksensa Vismalle, tulee yritykseltä myös paljon muita laskuja. Mutta koska laskun summa ei täsmää kuukausimaksuihin, jäävät ne automatisoinnin ulkopuolelle.
Automatisoinnin käynnistäminen
Aloittaessani työskentelyn Kareliassa tänä syksynä tutustuin Rondo-järjestelmään ja sen mahdollistamaan automatiikkaan syvemmin. Vaikka olen käyttänyt samaa järjestelmää aiemmin useassa yrityksessä, nykyinen versio ja sen sisältämät automatisoinnin ominaisuudet eivät olleet entuudestaan tuttuja.
Alkuun käsitellessäni ostolaskuja tein muistiinpanoja, huomioiden paljon laskuja lähettävät yritykset ja samoissa laskuissa toistuvat tiliöinnit, joista tallensin tiliöintimalleja, joita pystyi käyttämään seuraavilla laskuilla. Tietyt laskut myös kiersivät yleensä samoilla henkilöillä tarkastuksessa ja hyväksynnässä, joten tallensin reittimallit useimpien laskujen asiatarkastajien ja hyväksyjien yhdistelmistä. Ennen pitkää pystyin parilla klikkauksella tiliöimään ja reitittämään suuren osan käsittelemistäni laskuista.
Sen jälkeen tutkin CGI:n ohjekirjoja, joissa ohjelman eri toiminnot on dokumentoitu ja kokeilin käytännössä automaattisten mallien tekoa. Oppiessani määrittelemään malleja, kirjoitin ohjeen yksinkertaisen automatisoinnin toteuttamiseksi uudelle laskujen käsittelijälle. Ohjeessa automatisointi on selitetty kohta kohdalla siinä järjestyksessä, kun jokainen vaihe tulee suorittaa.
Tekemistäni automatisoinneista tein Excel-taulukon, jossa dokumentoin mitä ehtoja ja muuta lisätietoa käynnissä oleviin tiliöinti- ja reittimalleihin liittyy. Tämä on ostolaskujen automatisoinnille tärkeä taulukko siinä mielessä, että esimerkiksi vuosittain vuokrien hinnat muuttuvat, jolloin automatiikan ehtoja joudutaan korjaamaan ja aiemmin tehdyt ehdot voidaan helposti muokata tämän taulukon perusteella.
Muutenkin taulukko on tärkeä runko automatiikalle näin suuressa käsin tehdyssä kokonaisuudessa. Sen jälkeen, kun käytössä alkoi olla paljon automaattisia malleja, pystyin etsimään aiemmin tehtyjä malleja ja kopioimaan niitä, mikä vähensi automaation tekemiseen menevää työaikaa. Samoin kun uusia laskuja alkoi tulla, pystyin nopeasti tutkimaan aikaisempaa dokumentaatiota ja sen perusteella etsimään sellaisia automatisointeja, jotka eivät toimineet halutulla tavalla.
Rondon automatisoinnin toteuttaminen jatkossa
Luotuani automaattisia reitti- ja tiliöintimalleja Rondoon tänä syksynä yli 40 yrityksen laskuihin, kävin läpi aiemmin tulleiden laskujen arkistoa: tammi-lokakuun 2021 välillä Kareliassa käsiteltiin ostolaskuja 3042. Laskun lähettäjiä oli yhteensä 799, mutta tietyt eniten laskuja lähettäneet yritykset lähettivät 30-100 laskua vuoden aikana.
Muiden eniten laskuja lähettäneiden yritysten laskuista etsin sellaisia, jotka myös voitaisiin automatisoida, kuten vuokrat ja kuukausimaksut sekä tiettyjen alojen tuotteiden ja palveluiden myyjät. Lokakuun loppuun mennessä olin tehnyt automatisointeja yhteensä 61:lle yritykselle, jotka vastasivat 34%:ia aiemmin tänä vuonna tulleista laskuista.
Määrä on hyvä, huomioiden että kovin suurta automatisaation määrää ei voida saavuttaa, koska ostoja tehdään jatkuvasti uusilta yrityksiltä. Monet yritykset myös lähettävät vain 1-2 laskua vuodessa, jolloin automatiikan määrittely on yhtä työlästä tai työläämpää kuin näiden laskujen käsittely ilman automatiikkaa. Osa laskuista on myös sellaisia, että niitä on vaikea yksilöidä, jolloin automatisoinnin tekeminen ja mahdollisten virheiden korjaaminen on niin työlästä, ettei sitä välttämättä kannata toteuttaa.
Tehtyjen mallien ja ohjeiden perusteella automatisointia voidaan jatkaa. Jatkon kannalta tärkeää on laskun käsittelijöiden ajattelun muuttuminen automaation suuntaan. Kun on tottunut tekemään paljon automaattisia malleja, on ensimmäisenä ajatuksena uudelta yritykseltä laskun saadessa suunnitella uutta mallia, ja sen jälkeen etsiä olemassa oleva malli, jonka voi kopioida. Tämä kannattaa varsinkin silloin, kun voidaan olettaa, että yritykseltä tulee jatkossakin samankaltaisia laskuja (kuten IT-laitteet, kirjat tai erilaiset kuukausimaksut).
Uusien laskuttajien automatisointi välittömästi on tehokkaampaa kuin se, että käy läpi aikaisempien laskujen arkistoa, ja sitä kautta yrittää tunnistaa toistuvia kirjauksia ja lähtee automatisoimaan sen perusteella. Mielestäni on hyvä, että nämä nyt automatisoidut laskut ovat kaikista yksinkertaisimmat toistuvat tehtävät ostoreskontrassa, joita ei tarvitse enää tehdä manuaalisesti. Kun mahdollisimman suuri osa toistuvista yksinkertaisista tehtävistä ostolaskuissa on automatisoitu, suurin osa laskujen käsittelijän työajasta kuluu enemmän arvoa luovissa tehtävissä, kuten kirjanpidon oikeellisuuden varmistaminen, maksujen ajallaan maksamisen varmistaminen ja uusien automatisointikohteiden löytäminen.
Ilokseni olen myös saanut viime kuukausina monia viestejä, joissa on nostettu esiin laskuja, joita voisi automatisoida. Jatkossa kaikkien laskujen käsittelijöiden toimintaan voidaan tuoda automatiikkaa, mutta se vaatii vielä yhteistyötä ja yhteisten pelisääntöjen sopimista, niin että siirtyminen uusiin toimintatapoihin tapahtuu mahdollisimman virheettömästi. Uskon että tämä automatiikkaan nojaava työskentelymalli ostolaskuissa tulee olemaan osa kaikkien laskuja käsittelevien toimintaa jatkossa. Lähitulevaisuudessa myös ostoreskontraan tulee uusi versio, jossa on toivottavasti työskentelyä helpottavia ominaisuuksia ja mahdollisuus käyttää tekoälyä.
Kirjoittaja:
Aki Pirttiala, taloushallinnon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Lähteet:
Kirjanpitolaki 1997/1336. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336.
Artikkelikuva: ThisIsEngineering palvelusta Pexels